Public Folder HelpDesk for Microsoft Outlook

Giới thiệu

Với Public Folder HelpDesk, một nhóm người có thể phối hợp với nhau nhờ những ticket trong Outlook. Ứng dụng này được cài đặt trong thư mục chia sẻ, ở đây bạn sẽ thấy được danh sách mở ticket. Bạn chỉ cần kích chuột vào từng hàng để mở từng ticket ra. Các ticket có định dạng HTML. Khi kích chuột lên trên, sẽ có nhiều lựa chọn sổ xuống giúp phân loại ticket và có các tùy chọn mô tả sự cố và giải pháp.

Khi đóng ticket lại, ticket này được lưu trong cơ sở dữ liệu, vì thế số lượng ticket trong Outlook thường ít. Ticket mở ra được lưu trong cả cơ sở dữ liệu lẫn trong Outlook, bằng cách đó tất cả ticket được phân tích trong số liệu thống kê của PF HelpDesk.

Việc sử dụng hệ thống ticket trong Outlook có nhiều tiện ích:

• Dễ dàng chuyển đổi email thành ticket. Làm thủ công bằng cách kích vào nút bấm, hoặc để tất cả email vào một thư mục tự động chuyển đổi. Giữ nguyên mọi định dạng, file đính kèm và ảnh được chuyển sang ticket. Thông tin người gửi email cũng được nhập vào ticket, như địa chỉ email, tên, số điện thoại.

• Người dùng có thể gửi email từ PF HelpDesk. Công cụ này cung cấp nhiều mẫu email tự động các loại, chẳng hạn như khi tạo một ticket hoặc đóng một ticket lại, bạn có thể gửi câu trả lời và messages bằng tay ngay trong ticket.

Công cụ này dựa trên Outlook rất dễ dàng sử dụng, giúp người dùng hỗ trợ khách hàng và theo dõi các vấn đề. Với PF Helpdesk bạn sẽ không bao giờ bị quá tải vì nhận được quá nhiều yêu cầu từ khách hàng.

Tính năng chính:

• Có thể cài đặt ở mọi thư mục của Outlook.

• Quản lý hòm thư: tự động hoặc chuyển đổi bằng tay email sang ticket hỗ trợ, hoàn thiện đầy đủ văn bản, ảnh và file đính kèm.

• Dễ dàng tạo và thêm vào ticket phần trả lời cho những câu hỏi thường gặp.

• Lấy ticket cũng từ một mẫu văn bản online (file .xml).

• Lịch sử ticket: Xâu chuỗi các email để chuyển đổi tự động hoặc bằng tay.

• Mở ticket được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và trong Access hoặc cơ sở dữ liệu của SQL Server.

• Thông báo email tự động.

• Tạo ticket từ Outlook Tasks và Appointments.

• Phương pháp tối ưu cho Microsoft Office 2010 32-bit. Tất cả nút bấm của Public Folder HelpDesk nằm dưới tab Ribbon Home

Yêu cầu hệ thống:

• Microsoft Outlook 2003 trở lên.

• Microsoft Excel 2003 trở lên.

• Microsoft Exchange Server (bất kỳ phiên bản nào)

• Cài đặt Windows Scripting Runtime

Nguyen Hang

Hướng dẫn

• Tải file PFHelpDeskSetup đuôi .exe hoặc .zip (giải nén file .zip)

• Tạo danh mục PF HelpDesk trong bất kỳ thư mục chia sẻ file trên Server và cài đặt file PFHelpDeskSetup.exe.

• Từ máy khách có đường dẫn đến thư mục PF HelpDesk, kích chuột vào file PFHelpDeskSetup.exe để bắt đầu cài đặt.

• Chọn cài đặt mới New.

• Chọn ngôn ngữ.

• Bước tiếp theo mới là cài đặt cho danh mục PF HelpDesk. Client Tools được cài đặt ngầm trên máy tính mà bạn đang dùng để cài chương trình.

• Chọn và tạo thư mục Outlook chứa mail dành cho PF HelpDesk.

• Chọn hoặc tạo cơ sở dữ liệu để lưu cài đặt và ticket: Access, SQL Server hoặc SQL Azure. Admin/người sử dụng lần đầu tiên phải thực hiện bước này.

• Trước khi sử dụng PF HelpDesk, từng người phải vào thư mục PF HelpDesk và khởi động file PFHelpDeskClientTool.exe để cài Client Tool.